Funciones Área Funcional de Gestión Documental

 

 

Objetivo

La Gestión Documental garantizan la conservación de la memoria institucional del IDIGER, y se enmarca en la modernización de los archivos públicos con el fin de garantizar a los ciudadanos el libre acceso a la información, salvo las excepciones establecidas por la ley, velando por la integridad, autenticidad, veracidad, acceso y fidelidad de la misma, así como la administración de la correspondencia que ingresa o es enviada por la entidad.

 

Objetivos Especifícos

  • Lograr la gestión de comunicaciones mediante la recepción, radicación, digitalización, distribución, seguimiento, conservación e ingreso al aplicativo CORDIS de los documentos enviados y recibidos, para su posterior consulta de forma ágil y oportuna.
  • Realizar el ingreso al Centro de Documentación e Información - CDI del material bibliográfico que llegue a la entidad y validar que la información geográfica y los documentos misionales cumplan con las especificaciones técnicas definidas y las normas técnicas adoptadas para cada tipo de documento.
  • Revisar, recibir y ubicar los documentos de los archivos de gestión de las dependencias del FOPAE en el archivo central, garantizando su custodia, conservación y disposición final.
  • Atender las solicitudes de los usuarios(as) internos y externos relacionados con el préstamo y consulta de documentos, la información que genera y recibe IDIGER y la gestión de solicitudes de información geográfica disponible en la entidad.
  • Establecer una metodología para el manejo y la organización de los documentos generados por los procesos de la entidad, mediante un instrumento funcional, práctico y orientador que permita la implementación, aplicación y actualización de las TRD de una manera eficaz y eficiente.

 

Líneas de Acción

  • Administración de Comunicaciones Oficiales Internas y Externas
  • Validación e Ingreso de Información
  • Transferencias primarias y Eliminación Documental
  • Préstamo y Consulta de Documentos
  • Aplicación y actualización de TRD

 

Metas Plan de Desarrollo

Implementar en el 100% de las entidades del distrito el Sistema integrado de Gestión.

 

Productos o Actividades

  • Diseño e implementación  de Tablas de Retención Documental.
  • Biblioteca Virtual
  • Digitalización del Archivo

 

Informes de Ejecución